W pierwszych latach funkcjonowania Numeru Identyfikacji Podatkowej narosło wokół niego wiele wątpliwości. Mimo tego, że zbiór danych funkcjonuje już od 26 lat, to nie brakuje osób, które wciąż mają wątpliwości co do zasad, jakimi trzeba się kierować, zapisując NIP. O czym powinniśmy pamiętać?

Co trzeba wiedzieć o Numerze Identyfikacji Podatkowej?

Prace nad uruchomieniem zbioru zakończyły się w 1995 roku, jednak ustawodawca zdecydował, że baza danych zostanie oficjalnie uruchomiona dopiero od stycznia 1996 roku. Wynikało to z chęci wprowadzenia zmian w systemie podatkowym wraz z nastaniem nowego roku fiskalnego.

Co ciekawe, w pierwszych latach funkcjonowania Numeru Identyfikacji Podatkowej, był on obowiązkowy dla wszystkich: zarówno dla osób fizycznych, które pracowały na podstawie umowy o pracę, jak i dla właścicieli działalności gospodarczych.

Unikalny identyfikator składa się z dziesięciu cyfr. Przez ponad dziesięć lat działania bazy, jedyną różnicą w zapisie między tymi dwoma grupami osób, które z niej korzystały, było inne rozmieszczenie myślników. Przedsiębiorcy zapisywali NIP w formacie: 000-00-00-000, a osoby cywilne: 000-000-00-00.

Obecnie pełnią one jedynie funkcję ozdobników. Ich rozmieszczenie nie ma żadnego znaczenia. Jeśli wejdziemy na stronę ALEO.com i skorzystamy z wyszukiwarki NIP, to nie będziemy musieli wpisywać numeru w formacie 000-00-00-000 lub 000-000-00-00. Myślniki można w pełni pominąć.

Ustawodawca zapewnił też możliwość sprawdzenia autentyczności Numeru Identyfikacji Podatkowej. Kluczową rolę odgrywała dziesiąta cyfra, która była tak zwaną liczbą kontrolną. Poprzedzające ją cyfry mnożyło się kolejno przez wagi: 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7. Suma wyników podzielona przez 11 nie mogła dawać cyfry 10. Potwierdzało to, że NIP jest autentyczny.

Cały proces był dość złożony, dlatego też z biegiem czasu pojawiło się dedykowane oprogramowanie, które automatycznie sprawdzało, czy Numer Identyfikacji Podatkowej nie jest fałszywką, na którą ktoś próbuje na przykład wyłudzić towar czy kredyt.

Mimo tego, że zasady, jakie przyświecały twórcom bazy, były bardzo spójne, to często zdarzały się błędy w zapisie Numeru Identyfikacji Podatkowej. Nie pomagały nawet dostępne na przykład na poczcie blankiety z odpowiednio naniesionymi myślnikami.

Ostatecznie zdecydowano o zmianie funkcji bazy. W 2011 roku weszła w życie Ustawa o NIP. To właśnie ten akt prawny sprawił, że Numer Identyfikacji Podatkowej jest dziś domeną działalności gospodarczych, a osoby cywilne zwykle posługują się identyfikatorem z niepublicznej bazy PESEL.

Forma zapisu numeru NIP: co warto wiedzieć?

Przed 2011 rokiem przedsiębiorcy mogli obawiać się kar za niewłaściwy zapis Numeru Identyfikacji Podatkowej. Co interesujące, nawet dziś, w ponad dekadę po nowelizacji prawa, nie brakuje działalności gospodarczych, które zapisują NIP w „starej formie”, czyli z myślnikami.

Gdy zobaczymy, że na pieczątce kontrahenta biznesowego, z jakim pracujemy, wciąż znajdują się myślniki oddzielające od siebie poszczególne grupy cyfr, to nie oznacza to, że wymaga tego prawo. To raczej pozostałość po starych, już nieobowiązujących aktach prawnych lub zwykły ozdobnik.

Jak wyrobić sobie Numer Identyfikacji Podatkowej?

Warto pamiętać o tym, że z bazy NIP korzystają też fundacje, stowarzyszenia rejestrowe oraz instytucje samorządowe. Oczywiście najwięcej zapisów w zbiorze dotyczy działalności gospodarczych, bez względu na to, czy są to firmy jednoosobowe, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czy komandytowe.

Jeśli stoimy na czele stowarzyszenia, które przekształca się na oficjalne (bo na przykład chce ubiegać się o dotacje i dofinansowania), to możemy skorzystać z formularza podawczego NIP-3. Można oddać go zarówno w Urzędzie Gminy, jak i w formie cyfrowej, choć w takiej sytuacji będziemy musieli skorzystać z podpisu kwalifikowanego.

Wyrobienie Numeru Identyfikacji Podatkowej jest najprostsze, gdy dopiero zakładamy firmę. W takiej sytuacji, gdy korzystamy z platformy CEIDG, NIP zostanie nam nadany automatycznie, choć na jego pełną „aktywację” trzeba czasem poczekać nawet i kilka dni.

Wynika to z tego, że — zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem — NIP jest nadawany przez naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca wykonywania działalności. O tym, że nasz identyfikator jest już aktywny, zostaniemy powiadomieni SMS-em lub e-mailem.

materiał płatny